Wenn Ihr Geschäftsjahr abweichend vom Kalenderjahr beginnt (z. B. Beginn im Mai, Ende im April der darauffolgenden Plan-Periode) wird als erster Monat des regulären Geschäftsjahres der Mai gewählt und endet bei monatlicher Planung im nächsten April. Im Mai beginnt die Planungsperiode erneut. Wird als Einheit der Planungsperiode für die ersten zwei Geschäftsjahre der Monat eingestellt, wird das Planjahr automatisch auf Mai Jahr 1 - April Jahr 2 und Mai Jahr 2 – April Jahr 3 angepasst. Bei unterjährigem Planungsbeginn kann auch ein sog. Rumpfgeschäftsjahr festgelegt werden. (Feld „Erster Plan-Monat“)

Nicht eingeforderte ausstehende Einlagen können vom gezeichneten Kapital abgesetzt werden. Der eingeforderte, aber noch nicht eingezahlte Betrag wird auf der Aktivseite unter „Forderungen“ ausgewiesen.

Im Menü Analyse/ Liquiditätsplan kann die Berechnung der abzuführenden Umsatzsteuer bzw. der sog. Umsatzsteuer-Zahllast (einbehaltene Umsatzsteuer ./. bezahlte Vorsteuer) nachvollzogen werden. Im Menü “ Analyse / Liquiditätsplan“, Position Auszahlung – Umsatzsteuersaldo wird die Abführung der Umsatzsteuer-Zahllast an das Finanzamt erfasst. Im Liquiditätsplan wird die Erstattung von Umsatzsteuer (z. B. zum Zeitpunkt hoher Investitionen) als Einzahlung aus sonstigen Forderungen dargestellt. Die Vorauszahlung nach Umsatzsteuergesetz ist am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig - deshalb erfolgt die Auszahlung der Zahllast im UnternehmensCONTROLLER einen Monat später, bzw. zwei Monate später, wenn unter Allgemeine Daten / Grundeinstellungen / Umsatzsteuerdaten eine Dauerfristverlängerung eingestellt wurde.

Im Menü Vorperioden-Abschlüsse können Vorjahresabschlüsse bzw. HGB- Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen der letzten fünf erfasst und im Menü „Analyse / Betriebswirtschaftliche Kennzahlen“ oder im Menü “Rating / Kennzahlen“ ausgewertet werden. Die erforderlichen Angaben erfolgen im Menü „Allgemeine Daten / Periodenangaben“ .

Für das zu verkaufende Anlagevermögen sollte beim geplanten Verkauf von bereits erfassten Anlagegütern eine neue Zeile „Verkauf der Maschinenanlage X“ angelegt werden. In der jeweiligen Planperiode wird der Buchwert im Jahr des Verkaufs mit einem Negativ-Betrag erfasst. Der Abschreibungszeitraum bis zum Jahr des Verkaufs wird im nächsten Schritt angegeben.

Im Liquiditätsplan sehen Sie die Desinvestitionserlöse, in der Kapitalflussrechnung die Erlöse aus Abgängen des Anlagevermögens. Zum Zeitpunkt des geplanten Verkaufs enden die Abschreibungen. Im Menü Bilanz wird das Anlagevermögen entsprechend berichtigt.

Außerordentliche Erträge bzw. Aufwendungen im Vergleich zum Restbuchwert können im Menü Finanzparameter erfasst werden.

Material- und Wareneinsatz, Löhne und andere direkte Kosten können im UnternehmensCONTROLLER Pro dynamisch mit eigenen Excel-Tabellen verlinkt werden. Die verlinkten Daten werden im UnternehmensCONTROLLER automatisch aktualisiert, wenn die Excel-Datei verändert wird. Der Name der Excel-Datei darf nicht verändert werden!

Werden Handelswaren z. B. auf Dollar-Basis eingekauft, kann mit einem Klick auf das rechte Währungsfeld die Währungsbasis auf US Dollar geändert werden, Sie können trotzdem im Vertriebsplan in Euro fakturieren. Es ist auch möglich, den Wareneinsatz in Euro zu berechnen und im Vertriebsplan in Dollar zu fakturieren.

Sofern Ihre Ist-Daten als Excel-Dateien vorliegen, können diese in den UnternehmensCONTROLLER importiert werden.
Für die professionelle Bilanzanalyse ist die Zusammenfassung in sog. Strukturbilanzen vorgeschrieben.

Die Importschnittstelle im Menü Ist-Ergebnisse oder die dynamische Excel-Verlinkung (im UnternehmensCONTROLLER Pro und im UnternehmensCONTROLLER Projekt) bieten sich für den Import Ihrer Ist-Daten in den UnternehmensCONTROLLER an.

Ist-Daten aus externen Datenquellen können auch mit Kopieren/Einfügen in den UnternehmensCONTROLLER importiert werden, wenn diese z. B. in Excel vorliegen.

Über eine integrierte Excel-Schnittstelle können Sie im Menü Ist / Import Ist-Werte Ihre Ist-Daten z.B. aus Bilanz, GuV und die Gemeinkosten importieren, wenn die Ist-Daten als Excel-Datei verfügbar sind. Die Zuordnung von Datenfeldern aus Ihrer Excel-Datei zu den Datenfeldern des UnternehmensCONTROLLER müssen in der Importschnittstelle (Menü Ist/Import Ist-Werte) nur einmal festgelegt werden – alle weiteren Datenimporte Ihrer laufenden Ist-Daten erfolgen per Mausklick.

Plan- und Istdaten des ecomplan UnternehmensCONTROLLER Pro lassen sich dynamisch mit Zellen einer Excel-Tabelle verlinken. Das erleichtert Ihnen die Anwendung, da Änderungen in einer Excel-Tabelle, die als Datenquelle definiert ist, automatisch vom UnternehmensCONTROLLER Pro beim nächsten Rechenvorgang übernommen werden. Umgekehrt verhält es sich, wenn eine Excel-Tabelle als Datenziel definiert ist. Ändern sich Daten im UnternehmensCONTROLLER Pro, dann werden die Daten automatisch an das Datenziel in der definierten Excel-Tabelle abgegeben.

Jahresabschlüsse der Vorjahre, die im Menü Vorperioden-Abschlüsse erfasst wurden, werden im Menü Kennzahlen alleine oder mit den Plandaten ausgewertet. Eigene Kennzahlen können im Menü Extras / Kennzahlengenerator erstellt werden. Diese werden dann im Menü Benutzerdefinierte Kennzahlen angezeigt.

Die Kontokorrent-Zinsen werden im UnternehmensCONTROLLER wie folgt berechnet – hier am Beispiel eines Planmonats mit einem Zinssatz von 10 % p.a.

Berechnung des durchschnittlichen Kontostands
Anfangsbestand + (Einzahlungen ./. Auszahlungen) / 2 = durchschnittlicher Kontostand

Berechnung des Zinsbetrags
(Durchschnittlicher Kontostand × 30 Tage × 0,10) / 360 = Zinsbetrag

Berechnung der Zinseszinsen
(Zinsbetrag/2) x ((30 Tage x 0,10)/360) = Zinseszinsen

Kontokorrent-Zinsen total
= Zinsbetrag + Zinseszinsen

Der UnternehmensCONTROLLER bietet Ihnen die Möglichkeit, Eingabe- und Ausgabe-Währungen beliebig festzulegen. Sie können EUR in USD oder YEN umrechnen. Über Stammdaten / Währungstabelle beeinflussen Sie die Umrechnungskurse. In Vertriebsplan, Gemeinkostenbudget, Investitionsplan, Neuaufnahme Darlehen, Sonderdarlehen, Abschlagszahlungen können Sie zeilenweise die Eingabewährung wechseln. Im Analysebereich werden alle Fremdwährungsangaben in die Ausgabewährung umgerechnet. Die Ausgabewährung wird unter Allgemeine Daten / Analysewährung ausgewählt.

Dieses Menü ermöglicht einen einfachen Wechsel in ein neues erstes Planjahr, sofern ein verlässlicher Jahresabschluss vorliegt. Die Schlussbilanz wird zur Eröffnungsbilanz des neu gewählten ersten Planjahres. Die laufend erfassten Ist-Ergebnisse aus dem Menü Ist-Ergebnisse können in die Schlussbilanz übertragen werden.

Im Menü Optionen – Voreinstellungen – Funktionen können Sie die Darstellung von Zeilen, die nur den Wert „0“ enthalten ausschalten.

Alle Kostenarten des Personalkosten-Menüs erscheinen in der Gewinn- und Verlustrechnung in der separaten Aufwandsart Gehälter. Wenn Sie Ihre Personalkosten in den fixen Gemeinkosten erfassen, fließen diese innerhalb der Gewinn- und Verlustrechnung in die Position Sonstiger Aufwand. Wurde im Menü Optionen / Systemoptionen das Umsatzkostenverfahren gewählt, wäre eine sichtbare Darstellung der Personalkosten möglich, wenn diese Position in der Tabelle Abteilungen/Kostenstellen eingegeben wurde.

Das Menü Ansicht/Benutzerdefinierte Fachbegriffe ermöglicht es, die Standard-Begriffe des Plan-Navigators Ihren Bedürfnissen entsprechend zu verändern. Nicht benötigte Funktionen können im Menü Ansicht/Funktionsauswahl ausgeschaltet werden. Im Menü Optionen/Voreinstellungen/Navigator kann die Farbe und Schriftart des Navigators geändert werden.

In einem Rumpfgeschäftsjahr wird eine Investition in die Zeile „Neue Investition“ in das Anlagevermögen übernommen - so erfolgt die korrekte Verarbeitung der Schlussbilanz des Rumpfgeschäftsjahres.

Wenn Sie eine Sachgründung darstellen wollen, erfassen Sie die Vermögensgegenstände auf der Aktivseite der Bilanz unter Stammdaten / Vorperioden-Abschlüsse und die entsprechende Gegenposition im Eigenkapital auf der Passivseite. Damit erhalten Sie eine korrekte Eröffnungsbilanz für Ihre erste Plan-Periode.

Um Teilinvestitionen mit unterschiedlichen Zahlungsterminen darzustellen, sollten Sie mehrere Zeilen in der Spalte Bezeichnung anlegen (z.B. Investition A Teil 1, Investition A Teil 2, Investition A Teil 3 usw.)

In allen Plan-, Analyse und Ist-Tabellen können mit der Übersichtsgrafik ganz einfach Grafiken erstellt, über den Diagramm-Designer individuell angepasst, gespeichert und gedruckt werden.

Haben Sie im Menü Optionen/Export nach Excel eine dynamische Excel-Datei erstellt, kann diese als Quelldatei für Ihren Geschäftsplan verwendet werden. Bei Änderungen Ihrer Finanzdaten im UnternehmensCONTROLLER ändern sich auch die Daten der dynamischen Excel-Tabelle und anschließend in Ihrem Geschäftsplan.

Die Verbindung Ihres Geschäftsplans mit der dynamischen Excel-Datei funktioniert wie folgt:

Schritt 1
Markieren Sie in der dynamischen Excel-Datei die Zellen, die Sie mit Ihrem Geschäftsplan verbinden möchten.

Schritt 2
Markieren Sie in Ihrem Geschäftsplan die Stelle, an der die Zellen aus dem Excel-Arbeitsblatt erscheinen sollen.

Schritt 3
Wählen Sie Einfügen / Tabelle im Word- Menü aus, markieren und formatieren Sie anschließend den Bereich.

Schritt 4
Speichern und schließen Sie Ihren Geschäftsplan. Nun werden Sie jedes Mal, wenn Sie den Geschäftsplan öffnen gefragt, ob die verknüpften Excel- Daten aktualisiert werden sollen. Die aktuellen Daten der dynamischen Excel-Tabelle werden automatisch in den Geschäftsplan exportiert.

Der UnternehmensCONTROLLER weist bei der Angabe des Zahlungszieles 20 Tage 10/30 der Monatsumsätze zuzüglich der Mehrwertsteuer dem laufenden Monat zu, 20/30 dem Folgemonat.

Im Menü Sonderdarlehen können Sie die Felder für Tilgungszahlungen und Zinsaufwand dynamisch mit Excel-Tabellen verlinken, indem Sie die entsprechenden Felder im UnternehmensCONTROLLER markieren und dann mit der rechten Maustaste mit den Datenfeldern einer externen Excel-Datei verknüpfen. Fragen Sie Ihre Bank, ob Sie Ihnen den Zins- und Tilgungsplan in einer Excel-Datei zur Verfügung stellen kann – das reduziert Ihren Aufwand erheblich.